Приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9
Форма Т-9 используется в качестве стандартного бланка, для приказа на отправление сотрудника в поездку по служебной необходимости, проще говоря – в командировку. Основная информация, которая должна содержаться в этом документе: дата заполнения, личные данные сотрудника, место назначения (должно отличаться от постоянного места работы командировочного) и цель поездки. Подписывается форма Т-9 руководителем организации и тем сотрудником, который отправляется в командировку.
Скачать приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9
Кто составляет приказ на командировку
Форму Т-9 должен заполнять либо специалист кадрового отдела, либо бухгалтер предприятия. Но для этого у них должно быть соответствующее распоряжение руководителя организации.
Особенности заполнения
Форма Т-9 предназначена для заполнения только на тех работников организации, которые большую часть времени находятся на основном месте работы. Для тех сотрудников, в чей функционал входят постоянные разъезды (например, водители), приказы на командировку писать не нужно.
Следует учесть, что предварительного согласия на командировку у сотрудников спрашивать не нужно – руководство имеет право отправить в служебную поездку любого работника на свое усмотрение.
Исключения составляют те, кто имеет детей до трехлетнего возраста, а также матери и отцы-одиночки – эти категории работников могут быть отправлены в командировку только с предварительного согласия.
Заполнение приказа по форме Т-9
Часть 1
Условно форму Т-9 можно поделить на 3 части. Первое, что нужно указать в приказе на командировку: наименование компании с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО). Затем в приказ вписывается код ОКПО (берется он из правоустанавливающих документов), номер приказа по внутреннему документообороту, а также дата его заполнения.
Часть 2
Вторая часть данного документа включает в себя основные сведения. Здесь необходимо вписать личную информацию о сотруднике: ФИО (полностью), его табельный номер, должность и структурное подразделение (отдел), к которому он относится. Далее пишется место назначения (страна и город), срок командировки (в календарных днях) с указанием даты ее начала и окончания.
Обращайте внимание на подсчёт дней
При оформлении формы Т-9 важно правильно подсчитать командировочные дни – поездка должна быть рассчитана со дня отъезда на день приезда. То есть, в том случае, если по проездному документу время отправления 23:45, этот день необходимо включить в срок командировки (то же самое касается дня приезда). Если командировочный приезжает ночью в 00:05 – этот день также должен быть включен в поездку. 
Часть 3
В третьем разделе нужно обозначить цель командировки и обязательно прописать за чей счет она будет оплачена.
Цели поездки можно условно поделить на два вида.
Общие цели:
Узконаправленные цели
Чуть ниже после строк о целях и оплаты поездки нужно внести ссылку на документ, который послужил основанием для командировки. После того, как приказ оформлен по всем правилам, его нужно предоставить на подпись директору организации. В самую последнюю очередь форму Т-9 о командировке должен подписать и сам сотрудник, направляемый в служебную поездку. Напротив его подписи ставится дата создания приказа.
Нужна ли печать на форме Т-9
Как свидетельствует ГОСТ «Унифицированная система документации» печать на приказе на командировку ставить не нужно, поскольку данный документ относится к внутренней документации предприятия и заверять его подлинность нет необходимости.
Подтверждение командировочных расходов
При возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию организации все документы, подтверждающие его затраты. Это могут быть:
На основании этих чеков и квитанций нужно будет либо вернуть часть полученных авансом командировочных либо получить компенсацию за израсходованные сверх аванса средства.
Что будет если отправить сотрудника в командировку без приказа
В этом случае возможны следующие последствия:
Значение унифицированной формы Т-9
Унифицированная форма приказа на командировку(форма Т-9) с 2015 года приобрела особое значение: с января отменены командировочные удостоверения и служебные задания (подп. Е п. 2 Изменений правительственных актов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595), а с августа необязательным стало ведение учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки (п. 3 Изменений правительственных актов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771).
Таким образом, количество обязательных документов, связанных с командировками, сократилось до 2:
Как повлиять на сотрудника, сдающего авансовые отчеты с опозданием, читайте в материале «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».
В связи с необязательностью применения с 2013 года унифицированных форм, разработанных Госкомстатом РФ, письменное распоряжение (приказ) на командировку может у каждого работодателя иметь свой вид. Однако актуальным остается применение унифицированной формы Т-9, которая содержит все необходимые для заполнения поля и является давно и хорошо знакомым документом.
Как заполнить форму Т-9
Форму Т-9 можно скачать на нашем сайте:
В форме Т-9 отражается следующая информация:
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы оформили командировку и заполнили форму Т-9. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
О том, каким может быть размер суточных и как это отражается на начислении на них НДФЛ и страховых взносов, читайте в статье «Размер суточных при командировках (нюансы)».
Когда используют унифицированную форму Т-9а
Форма Т-9а — это приказ аналогичного содержания, составляемый на группу работников. При этом у каждого работника могут быть свои место командировки, продолжительность, дата начала, цель и источник финансирования. Объединяет их основание командировки, которое и в этой форме не всегда будет заполнено.
Данную форму также можно скачать на нашем сайте:
Итоги
Формы Т-9 и Т-9а применять не обязательно. Работодатель вправе разработать собственный бланк. Но многие продолжают применять документ в повседневной деятельности, т.к. он содержит основные сведения о командировке.
Как оформить командировку в 2021 году
Еще в 2015 году в порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:
Принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Таким образом, в настоящее время порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:
О том, по каким правилам оформляется этот отчет, читайте здесь.
Как правильно оплатить работнику дни в командировке, подробно разъяснено в КонсультантПлюс. Это только малая часть того, что вы узнаете, получив бесплатный пробный доступ к К+ и посмотрев Готовое решение.
Распоряжение о направлении работника в поездку
Распоряжение руководителя должно быть оформлено письменно (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), и сделать это можно в виде любого документа, форма которого принята у работодателя. Обычно в таком случае издается приказ на командировку. До 2013 года он имел обязательную форму Т-9, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Поскольку форма Т-9 полностью отвечает всем требованиям, предъявляемым к документу, который необходимо оформить в качестве распоряжения о направлении в командировку, большинство работодателей продолжает использовать ее и сейчас. Также можно взять эту форму за образец приказа о направлении в командировку при самостоятельной его разработке. Форма Т-9 содержит следующие необходимые для заполнения поля:
Об учете затрат на командировки читайте в этом материале.
Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты.
Приказ на командировку в 2021 году: образец для скачивания по форме Т-9
Образец приказа на командировку в 2021 году, оформленный на бланке формы Т-9, можно увидеть на нашем сайте.
Сведения об издаваемых распоряжениях по направлению в командировку учитывают в специальных журналах. Их наличие позволяет без труда получить необходимую информацию об имевшей когда-либо место командировке. Законодательно форма подобного регистра не установлена. Он может быть, например, таким:
Итоги
На текущий момент времени для направления работника в командировку достаточно оформить распоряжение руководителя. В качестве образца приказа о командировке работников можно использовать бланк унифицированной формы Т-9.
Приказ на командировку: заполнение формы № Т-9 и № Т-9а
У многих руководителей организаций время от времени возникает необходимость отправить своего работника в командировку. Однако здесь есть множество нюансов, которые необходимо учитывать, чтобы оформить служебную командировку в полном соответствием с требованиями законодательства.
То, как нужно правильно составить и оформить приказ о направлении в командировку, подробно разъясняется в статьях Трудового кодекса России и ряде прочих юридических актов. Однако для того, чтобы применить все эти правила в комплексе, придётся разобраться в них и «разложить всё по полочкам».
Согласно определению, содержащемуся в 166 статье Трудового кодекса, служебная командировка – это поездка работника по указанию работодателя на установленный срок для исполнения какого-либо служебного поручения за пределами места постоянной работы. Место постоянной работы – это фактическое место нахождения той организации, с которой у работника заключен трудовой договор. То есть, если работник едет по распоряжению руководителя в филиал или представительство компании, это тоже будет командировкой.
В командировки направляются только граждане, заключившие трудовой договор с работодателем. Кроме того, нельзя командировать куда-либо беременных женщин и несовершеннолетних граждан.
Формы приказа и содержание
При оформлении приказа о направлении лица в служебную поездку используется унифицированная форма приказа на командировку № Т-9. А в случаях, если отправить в командировку нужно нескольких лиц, можно применять её разновидность – № Т-9а.
В приказе обязательно наличие следующих сведений:
Как заполнить?
Название организации. Эта информация должна обучаться во всех ее официальных документах, включая и приказ о командировке. Наименование полностью соответствует указанному в учредительных документах. При условии, что организации дополнительно присвоено сокращённое название, сперва пишется полное наименование, а следом, в скобках, сокращённое.
Код согласно ОКУД. Аббревиатура ОКУД расшифровывается как “общероссийский классификатор управленческой документации”. Если название документа содержится в этом классификаторе и сам документ составлен в унифицированной форме, код формы необходимо проставлять. Однако сейчас в большинстве случаев для составления приказов используются формы, которые просто найти в электронных справочных системах вроде Гарант, а в них код обозначается на бланках автоматически.
Когда используется форма Т-51 расчетная ведомость? Об этом повествуется здесь.
Код самой организации. Он указывается согласно общероссийскому классификатору предприятий и организаций, состоит он из включает 8 знаков.
Фамилия, имя и отчество полностью. Поскольку в командировку направляется работник, являющийся сотрудником компании, не нужно обязательно сверять фамилию и инициалы с паспортом или аналогичным по юридической силе документом. Важный момент: ФИО должны быть написаны в винительном падеже.
Структурное подразделение. Разумеется, указывается в том случае, если сотрудник был принят на работу именно в структурное подразделение организации. В противном случае эта часть приказа не заполянется.
Должность. Полное название должности, профессии и специальности проставляется без сокращений.
Место назначения. Этот пункт обозначается в приказе согласно оформленному ранее служебному заданию. Страну нужно указывать, если работник направляется в зарубежную командировку (название пишется согласно общероссийскому классификатору стран мира). Если же место назначения – на территории России, то в этом нет необходимости. Что касается города, то, если это не столица региона и не город федерального значения, обязательно нужно дополнительно вписывать административно-территориальную принадлежность.
Чётко установленные сроки командировки. Здесь должен быть исчерпывающе указан весь срок, в течение которого сотрудник будет находиться в командировке – то есть время, затраченное на дорогу, тоже относится к сроку командировки. При указании этого пункта нужно руководствоваться положениями составленного ранее служебного задания.
Даты. Проставляются на основании служебного задания. Подробнее о принципах точного расчета дат будет сказано ниже.
Цель, ради которой сотрудник уезжает в командировку. Должна быть сформулирована подробно и обстоятельно, без применения оборотов, которое могут быть истолкованы неоднозначно или не вполне поняты. Конкретика прежде всего.
Возмещение расходов сотруднику. Денежные траты, которые осуществляет сотрудник, возмещаются ему перед поездкой или после неё. При заполнении нужно точно определить, кто именно возмещает работнику его расходы, и указать подходящий вариант. Всего их три: оплачивает либо работодатель, либо принимающая сторона, либо оплата распределяется между ними в пропорции, установленной по договорённости.
Основание – служебное задание.
Подпись лица, принимающего решение. Без подписи приказ не имеет юридической силы. Помимо собственно подписи, должна быть указана её расшифровка, а также должность того человека, который подписал приказ.
Дата оформления приказа. По факту, дата подписания приказа руководителем. Указывается в порядке день – месяц – год, причём исключительно цифрами. Обозначать месяц словом, как это иногда практикуется, недопустимо.
Номер приказа. Он ставится только после его регистрации в особой форме. Поскольку этот приказ подлежит хранению в течение не менее 5 лет, его регистрация осуществляется отдельно, или наряду с приказами, у которых аналогичный срок хранения. Номер приказов обычно сопровождается указанием буквенного индекса. В данном случае используется индекс «ск». Документ регистрируется после подписания, и регистрационный номер пишется от руки.
Подпись, удостоверяющая ознакомление работника с приказом. Сотрудник в обязательном порядке удостоверяет факт ознакомления с приказом своей подписью.
Начальная и конечная даты командировки устанавливаются согласно правилам, обозначенным в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки. В приказе их нужно проставлять, основываясь на служебном задании.
Определение этих дат – очень важный вопрос, который нужно безошибочно решить при составлении приказа. Поэтому скажем подробнее о правилах, по которым оно проводится.
Датой отправления в командировку следует считать тот день, когда транспортное средство выехало от места работы сотрудника. В сответствии с этим, дата прибытия – день, когда транспортное средство с командированным прибыло обратно.
При этом днём отъезда, либо приезда нужно считать текущие сутки в том случае, если транспортное средство приехало/уехало до 24 часов включительно. Если же прибытие/отъезд осуществляется с полуночи и позднее, то днём отъезда или приезда следует считать уже следующие сутки. Этот аспект нужно иметь в виду, поскольку путаница в таких случаях происходит довольно часто.
Кроме того, возможны случаи, когда место отправления или пункт прибытия находится за чертой города. Время, необходимое работнику для того, чтобы туда добраться, тоже нужно учитывать при расчёте дат.
Хранение приказа
Срок хранения приказов по командировкам составляет 5 лет. Он увеличивается вдвое, если командировка была зарубежной.
Каждый работодатель должен вести учет своих сотрудников, направленных в служебные командировки и по России, и за пределами её территории, равно как учет работников каких-либо иных организаций, прикомандированных к нему.
Этот учёт осуществляется при помощи журнала учета работников, отправляющихся в командировки от организации, и журнала учета лиц, прибывших в организацию, куда их прикомандировали. Оба журнала обязательны для использования всеми работодателями, но не заменяют и не отменяют журнал регистрации приказов о направлении работников в командировки.
Ищете приказ о единовременном премировании образец? Тогда читайте статью.
Каков срок действия платежной ведомости? Подробности найдете по ссылке.
Направление в служебную командировку сотрудника сопровождается большими объёмами бумажной работы. Нужно правильно составить приказ, правильно его оформить и проконтролировать конечное соответствие документа нормам законодательства. Однако если следовать приведённым рекомендациям, процесс можно значительно упростить.
В приказе должны содержаться все перечисленные выше пункты, иначе он будет недействителен. По каждому пункту необходимо предоставить полную информацию в соответствии с правилами заполнения документа. Также крайне важно уделить особое внимание вопросу расчета и простановки дат командировки, поскольку тут несложно допустить ошибку.
Табельный номер в приказе на командировку
Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.
Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.
В любой момент вы сможете
Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.
Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а ее срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.
Согласно статье 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жилье, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.
Этапы оформления командировки
В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нем указывают:
Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.
Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.
1. Выбор сотрудника
Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями можно, если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда (например, колясочнику нужны пандусы).
Кого нельзя отправить в командировку
Ссылка на законодательство
Можно, если речь идет о спортсменах и творческих работниках
Сотрудники, работающие по ученическому договору
Можно, только если командировка связана с ученичеством
Сотрудники с ограниченными физическими возможностями
Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации
Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников.
Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия. Об этом говорится в статьях 259 и 264 ТК РФ.
Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.
В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.
2. Согласование командировки
В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.
Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов ложится на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.
3. Составление заявления на выплату аванса
Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.
4. Выпуск приказа о командировке
После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше также требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.
Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.
5. Бронирование жилья и билетов
В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные, а где-то — уполномоченные сотрудники компании (например, сотрудники отдела кадров).
Многим организациям удобнее заключить договор с определенным сервисом и покупать билеты с корпоративного счета. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести бизнес-аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного депозита. Подробнее о бизнес-аккаунте
Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.
6. Выплата суточных
Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой (например питания). Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.
Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, все зависит от политики компании.
Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.
7. Командировка
После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жилье забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на свое усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолет в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.
Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жилье, транспорт и другие служебные цели.
8. Отчет о командировочных расходах
После поездки командированного остается только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:
В отчете нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведен перерасчет. Если командированный получил больше, чем потратил, придется вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счет командированного.
Авансовый отчет вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.
Виды отчетных документов
В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счет-фактуру.
Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчетный документ.
Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. Они являются документами строгой отчетности. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчету надо приложить оба чека.
Тем, кто летит самолетом, надо сохранить посадочный талон. Это тоже документ строгой отчетности, и его важно не потерять.
Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси (если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов).
Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Еще можно почитать
Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру бизнес-аккаунт и оплачивайте билеты с корпоративного депозита. Подробнее